HR Prompt #15 : AI로 HR 사규 개선

HR 관련 사규 업데이트에 활용

HR 사규는 회사 운영의 중요한 기반이 되는 내용입니다. 하지만 이 중요한 규정을 정기적으로 검토하고 업데이트 하는 것은 시간과 노력을 많이 필요로 합니다. 그렇기 때문엔 주기적인 관심을 주지 않고 방치가 되고 있는 경우도 많이 있습니다. 새로운 법률이나 변화된 회사 정책을 반영하고 필요시에는 조직의 요구사항을 반영해야 합니다. 

사규 업데이트 작업을 보다 효율적으로 진행할 수 있도록 할 수 있습니다. 복잡한 내용을 분석하고, 필요한 변경 사항을 제안하며,  동시에 내용을 명확하고 간결하게 작성하는데 활용할 수 있습니다.

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HR 사규 업데이트 진행

ChatGPT나 다른 LLM을 사규 업데이트에 유용하게 활용할 수 있습니다. 특히, 기존 규정의 문제점을 식별하고 개선 사항을 제안하거나, 새로운 요구 사항에 맞는 규정을 작성하는 데 유용합니다.

주요 활용 사례

1. 검토 및 개선: 기존 규정을 분석하고 불명확하거나 모호한 부분의 개선 방향 제안.
2. 법률 및 정책 반영: 새로운 법률이나 회사 정책 변경 사항을 규정에 반영.
3. 간소화 및 문구 정리: 복잡한 규정을 간결하고 명확하게 재작성.
4. 맞춤 규정 생성: 특정 부서나 직급에 맞는 규정을 작성.

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프롬프트 작성 예시

[프롬프트]

• 넌 HR 규정 작성 전문가야.
• 기존 규정을 검토하고 개선 방향을 제안해줘.
• 규정 내용: "직원은 사무실 내에서 스마트폰 사용을 자제해야 한다."
• 명확하고 실행 가능한 문구로 수정하고, 직원들에게 왜 필요한지 설명을 추가해줘.
• 공식적이지만 이해하기 쉬운 어조로 작성.

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[프롬프트 해설]

• 역할: 넌 HR 규정 작성 전문가야.
• 요청사항
  - 기존 규정을 검토하고 개선 방향을 제안해줘
  - 명확하고 실행 가능한 문구로 수정하고, 직원들에게 왜 필요한지 설명을 추가해줘.
• 상황: 기존 규정은 "직원은 사무실 내에서 스마트폰 사용을 자제해야 한다."
• 어조: 공식적이지만 이해하기 쉽게 작성.

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[생성 결과]

개선된 규정 예시

스마트폰 사용 규정

• 직원은 업무 시간 동안 업무와 직접 관련이 없는 스마트폰 사용을 자제해야 합니다.
• 스마트폰 사용은 업무에 방해가 되지 않도록 최소화해야 하며, 통화나 메시지 확인은 휴식 시간 또는 지정된 공간에서만 허용됩니다.

규정의 필요성

• 이 규정은 직원들의 업무 집중도를 높이고, 사무실 내 생산성을 유지하기 위해 마련되었습니다.
• 스마트폰 사용이 과도할 경우, 다른 직원들에게도 방해가 될 수 있으므로 업무 환경을 개선하기 위한 공정한 규정으로 이해해 주시기 바랍니다.

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사규 업데이트 활용 방안

단순히 문구를 수정하는 것을 넘어 규정 업데이트를 진행하는 모든 프로세스에서 활용할 수 있습니다.

• 법률 반영 예시: "2024년 새로 시행되는 근로기준법에 따라, 근무 시간 기록 방법을 업데이트해 주세요."
• 부서별 규정 생성: "IT 부서에 특화된 재택근무 규정을 작성해 주세요."
• 규정 비교 및 개선: "현재 규정과 최신 업계 표준을 비교하고 개선 사항을 제안해 주세요."